Achtsamkeit am Arbeitsplatz!

In diesem Artikel findest Du konkrete Tipps, wie Du Achtsamkeit in Deinen Arbeitsalltag beim Thema „Meetings“ einbauen kannst. 

 

Meetings 

Viele Berufstätige, bewerten Meetings überwiegend als Zeitverschwendung. Verschiedene Studien weisen darauf hin, dass Besprechungen zu 25-50% vergeudete Zeit sind. Etwas zugespitzt könnte man eine Studie von American Online und Salary.com so zusammenfassen, dass durchschnittlich nur an drei Tagen gearbeitet wird. Zwei von fünf Arbeitstagen werden durch uneffektive und überflüssige Aktivitäten wie Meetings verbummelt. Eigentlich sollen Meetings dazu beitragen, dass wir von der Weisheit, den Erfahrungen und der Intelligenz der Gruppe profitieren und dass wir Dinge vollbringen, zu denen wir alleine nicht in der Lage wären. Wenn aber nicht alle vollkommen geistesgegenwärtig sind, können wir in Meetings nicht unser volles Potenzial ausschöpfen und das Beste aus uns herausholen. Im Nachfolgenden findest Du Hinweise, wie Du den größten Nutzen aus Meetings ziehst.

 

Meetings bestehen aus drei Phasen 

Arbeitssitzungen grundsätzlich in drei Phasen zu planen – die Vorbereitung, das eigentliche Meeting und der Abschluss – kann Dir helfen die Zeit optimal zu nutzen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

 

1. Mentale Vorbereitung

Sprichwörtlich ist gut begonnen halb gewonnen. Ein guter Start für eine Arbeitssitzung ist dann gegeben, wenn Du einen klaren Geist hast und dich bewusst von dem löst, mit dem Du kurz vor dem Meeting noch beschäftigt warst, über das Du nachgedacht oder an dem Du gearbeitet hast. Außerdem ist es notwendig, dass Du Deinen Fokus bewusst auf drei Dinge richtest: Auf die Menschen, mit denen Du zusammenkommst, auf den Zweck des Treffens und auf Dich selbst. Diese mentale Vorbereitung nimmt in der Regel nicht länger als eine Minute in Anspruch.

…und so geht es:

Bevor die Besprechung beginnt, richte für eine Minute Deine volle Aufmerksamkeit auf den Atem. Schenke Ablenkungen – wie Geräuschen, Gedanken oder anderen Aktivitäten – keine Beachtung. Unabhängig davon, wo Du Dich vorbereitest – an Deinem Schreibtisch, auf dem Weg zum Meeting oder im Besprechungsraum – kommt es darauf an, auf den Atem konzentriert zu bleiben, während Du innere und äußere Ablenkungen unbeachtet ziehen lässt.

Wenn eine Gruppe, diese Vorbereitung gemeinsam macht, kann das die Effektivität jedes Einzelnen erhöhen. Falls Du ein Meeting leitest, könntest Du , ohne das Ganze Achtsamkeit nennen zu müssen, Deine Kolleginnen und Kollegen zu Beginn einladen, sich eine kurze mentale Pause zu gönnen, sich zu entspannen, den Geist zu beruhigen und ganz im Raum anzukommen.

 

2. Das eigentliche Meeting

Für die meisten ist es selbstverständlich, dass zu einem guten Meeting, eine klare Absicht, eine Tagesordnung, ein Zeitplan und ein guter Umgang mit ungeplanten Themen dazugehören. Doch selbst wenn all das gewährleistet ist, ist ein Meeting trotzdem nur effektiv, wenn alle aufmerksam sind. Wenn Teilnehmer in ihre Laptops starren oder mit Telefonen hantieren, ist die kollektive, mentale Leistungsfähigkeit – der Gradmesser für ein erfolgreiches Meeting – einfach nicht gegeben. Wenn sich jemand entscheidet eine Nachricht zu beantworten, ist das genauso, als würde diese Person das Meeting verlassen. Nicht nur, dass sie oder er selbst nicht mehr da ist, das Rausgehen stört auch alle anderen im Raum. Jedes Mal, wenn jemand seine Emails checked führt das zu Ablenkungen bei anderen, bis hin zu dem spontanen Impuls ebenfalls Emails zu checken. Über kurz oder lang schweifen alle im Raum immer weiter vom Bewusstseinsstrom des Meetings ab.

Wir alle haben schon erlebt, wie auf Grund von Unaufmerksamkeit die Energie und Produktivität nachlässt, Anwesende frustriert und genervt werden. Unkonzentrierte Arbeitstreffen dauern länger, sie sind uneffektiv und offen gestanden einfach ärgerlich. In der Begegnung mit anderen, bildet Präsenz die Basis für Effektivität. Wenn wir geistesgegenwärtig sind, holen wir das Beste aus unserer Zusammenkunft mit anderen heraus. Daher ist die Hauptregel für erfolgreiche Meetings: Während des gesamten Treffens, für diejenigen präsent zu sein, die da sind.

Jedes Meeting bietet eine Gelegenheit, Deine Präsenz zu trainieren. Mach dafür die Person die spricht zu Deinem Ankerpunkt und richte Deine volle Aufmerksamkeit auf sie. Natürlich ist es manchmal schwierig dabei zu bleiben. Besonders, wenn das behandelte Thema vielleicht für Dich nicht den höchsten Stellenwert hat. Statt sich darüber zu ärgern oder sich zu langweilen, nutze die Situation als Training. Bringe Deine Aufmerksamkeit immer wieder zurück zum Redner. Mit der Zeit wird es Dir immer leichter fallen präsent und effektiv teilzunehmen.

Natürlich gibt es auch Situationen, in denen Computer und Telefone während eines Meetings benötigt werden. Doch bevor Du einschaltest, prüfe ob Du einer unüberlegten Gewohnheit nachgehst oder ob die Gerätenutzung dem Besprechungsweck und damit auch allen anderen Anwesenden dient.

 

3. Abschluss

Ein Meeting im rechten Moment und in der rechten Weise zu beenden ist eine wahre Kunst. Einerseits ist es wichtig, Entscheidungen und weitere Schritte klar festzuhalten, andererseits sollte ein Meeting pünktlich abgeschlossen werden, damit jeder rechtzeitig zu seiner nächsten Aufgabe wechseln kann.

Einige unserer Kunden sind dazu übergegangen, Meetings einige Minuten vor der Zeit enden zu lassen. So dass sich die Teilnehmer sammeln und entspannen können, bevor sie zu ihrer nächsten Aufgabe wechseln. Weniger unter Zeitdruck zu geraten führt auch dazu, dass sich Kolleginnen und Kollegen noch einmal in die Augen schauen und sich einander für ihre Aufmerksamkeit und Zeit danken. Wenn Zusammenkünfte in einem zufriedenen, respektvollen Klima enden, steigt die Bereitschaft sich erneut zu treffen und gegenseitig zu unterstützen. So kann sich auf ganz natürlichem Wege eine positive Meetingkultur entwickeln.

 

Das wichtigste Meeting im Leben

Die wichtigsten Meetings in unserem Leben finden nicht im Konferenzraum statt. Im Grunde sind sie gar nicht mit der Arbeit verbunden. Die wichtigsten „Meetings“, haben wir mit unseren Partnern, unseren Kindern oder anderen Familienangehörigen und Freunden. Das sind die Augenblicke in denen unsere volle Präsenz ungleich wichtiger und kostbarer ist, als in jeder Arbeitssitzung. Wenn Du auf Dein Leben zurück blickst, würdest Du jemals an Konferenzen oder Meetings denken? Im Gegenteil Du wirst an die Zusammenkünfte mit den Menschen denken, die Dir wirklich viel bedeuten.

Wie würde sich Dein Leben verwandeln, wenn Du in jeder Begegnung mehr Achtsamkeit verkörpern würdest, in den Begegnungen in der Arbeit und in Deinem Privatleben. Fokussiert und klar zu sein, führt zu mehr Effektivität. Wenn Du effektiver arbeitest hast Du mehr Zeit und Kapazität für die Dinge im Leben, die Dich erfreuen und erfüllen. All das gründet auf Deiner grundsätzlichen Entscheidung aufmerksamer zu sein.

 

Dieser Artikel basiert auf dem Buch: ONE SECOND AHEAD von Potential Project – Rasmus Hougaard, Jacqueline Carter, Gillian Courts, ISBN-13: 978-1137551900